Como gerenciar pequenas associações de condomínios
Assim como as empresas, a gestão de condomínios também deve ter funcionalidades que facilitem o dia a dia. Como se sabe, ser síndico não é uma tarefa fácil. Mas com as estratégias certas, tarefas e responsabilidades podem ser simplificadas para tornar os resultados mais satisfatórios.
1. Mantenha a Máxima Organização
O primeiro passo para uma boa gestão condominial deve ser planejamento e organização. O Síndico deve enxergar o condomínio como uma organização que deve ter todos os setores alinhados para funcionar de forma eficaz.
Portanto, mantenha um controle criterioso sobre os processos administrativos, financeiros, tributários, fiscais, de recursos humanos, manutenção e demais processos que compõem as responsabilidades e atribuições.
2. Invista na gestão transparente do condomínio
Para manter a satisfação dos ocupantes, é imprescindível que o síndico seja transparente em todas as suas ações. Dessa forma, os moradores são informados sobre as atividades que estão ocorrendo e ao mesmo tempo podem participar mais. Além disso, a margem para dúvidas e até desconfianças é drasticamente reduzida.
As melhores práticas para manter uma boa comunicação incluem destacar regularmente as tarefas que estão sendo realizadas no condomínio por meio de canais de relacionamento como comunicações internas, grupos de WhatsApp, e-mails e murais.
Portanto, a interação entre o síndico e os ocupantes não se dá apenas em reuniões, o que facilita o bom funcionamento da edificação.
3. Solicitar feedback constantemente
Outro recurso importante para otimizar a gestão condominial é a solicitação constante de feedback dos moradores. Por fim, por meio da opinião dos proprietários, o gestor tem uma base para percepções sobre o andamento da obra que está sendo realizada. Ao mesmo tempo, eles ficam felizes em poder avaliar os serviços.
Se, com base nessas avaliações, o gestor constatar que algumas questões estão faltando, como o desempenho de funcionários ou profissionais terceirizados, é possível tomar providências para reverter a situação.
4. Manter o controle financeiro
O bom funcionamento de um condomínio depende muito de suas finanças. Por isso, é importante que a administração do proprietário do apartamento tenha total controle financeiro sobre as chegadas e saídas dos últimos 3 meses, a fim de utilizá-los como base de cálculo para os próximos.
Outras práticas importantes incluem um fundo de emergência, obter lances de pelo menos três fornecedores e pedir constantemente contas e recibos.
5. Contrate um Administrador de Condomínios
A gestão de condomínios tem se tornado cada vez mais difícil à medida que os negócios se tornam mais complexos. Por isso, é interessante contar com os serviços de um administrador de condomínio que prestará apoio administrativo ao administrador da insolvência e facilitará o cumprimento de todas as tarefas relacionadas com o cargo.
Porém, antes de contratar, é preciso avaliar a adequação da gestora no mercado, sua experiência e outros detalhes que tornarão a escolha mais assertiva.
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6. Use Tecnologia
Assim como a tecnologia veio para facilitar os processos organizacionais, também existem diversos recursos que favorecem a gestão condominial. Isso inclui equipamentos de segurança eletrônica que ajudam a manter a integridade dos negócios e dos sistemas de gestão administrativa e financeira.
7. Atenção total ao controle de acesso
Para proporcionar maior segurança e conforto aos moradores, recomenda-se a utilização de soluções de controle de acesso que garantam o controle e monitoramento remoto, ou seja, entradas e saídas de proprietários, visitantes, funcionários e prestador de serviço.
Entre os recursos mais eficazes está o software Access Run, uma inovação de gerenciamento de acesso que alavanca o conceito de IoT. É possível controlar totalmente a entrada através do telemóvel. Por exemplo, os proprietários podem gerenciar funcionários e saber em tempo real a movimentação de entes queridos remotamente.
Além disso, a solução permite compartilhar o acesso a eventos com visitantes e convidados, definir diferentes níveis de autorização e cadastrar senhas ou outras funções de segurança contidas em smartphones. Tudo isso com total confidencialidade e privacidade.
Perguntas essenciais para fazer ao contratar uma administradora de condomínios
Uma empresa gestora pode ajudar os condomínios a aumentar o valor de seus ativos gerenciando-os de forma mais eficaz e dando mais tempo à diretoria para se concentrar em assuntos gerais.
Mas se você não sabe o que procurar, pode facilmente acabar com uma empresa que não atende aos seus objetivos ou necessidades. É por isso que é tão importante submeter cada candidato a um processo de avaliação padrão para provar que eles podem atender às suas necessidades específicas.
O seguinte é um guia útil com uma lista de verificação curta, mas concisa, de todas as principais considerações a serem feitas ao encontrar a empresa de gerenciamento de moradia certa.
Cuidados ao contratar um administrador de imóveis
Empresa Uma administradora de condomínios é responsável por atender às necessidades do dia-a-dia do imóvel que administra. Isso se aplica a pequenas tarefas, como garantir que o paisagismo seja feito rotineiramente, a tarefas mais importantes, como cuidar dos requisitos de segurança dos edifícios. Eles também são responsáveis por quaisquer questões decorrentes de inquilinos ou proprietários.
Para fazer todo esse trabalho, uma empresa de administração de condomínios precisa ter profundo conhecimento e experiência de como os condomínios funcionam. Você também deve estar familiarizado com as leis e regulamentos de condomínios estaduais e provinciais, que estão em constante mudança.
Se você nunca trabalhou com um gerente de condomínio, como você sabe quais são suas opções e são as mais adequadas? Realmente não há atalho. O conselho precisa pesquisar on-line, ler resenhas, talvez pedir referências a outras pessoas e realizar entrevistas com candidatos.
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A seguir estão algumas perguntas padrão a serem feitas a cada empresa pesquisada:
1. Há quanto tempo você está no negócio?
A experiência é onde você separa o joio do trigo quando se trata de empresas de administração de condomínios. Uma empresa experiente é melhor em se manter atualizada e se adaptar às regulamentações do setor em constante mudança. Eles também têm relacionamentos bons e de longo prazo com uma grande rede de empreiteiros e outros profissionais de serviços. Além disso, empresas de gestão de habitação respeitáveis geralmente oferecem um pacote mais abrangente em comparação com um operador inexperiente.
Uma ótima maneira de avaliar o nível de experiência de uma empresa é perguntar sobre alguns de seus desafios mais memoráveis e como eles os superaram. Isso lhe dará uma boa ideia de quão bem eles lidam com os problemas e se eles realmente gostam do que fazem.
Lembre-se de que não há substituto para a experiência nos negócios e na vida. Por isso, uma empresa que existe há 10 anos sabe muito mais sobre os meandros da administração de um condomínio do que uma administradora com apenas 3 ou 5 anos de experiência. No entanto, uma empresa mais nova pode ser mais barata e perfeita para uma empresa de condomínio menor. Empresas estabelecidas podem ter menos tempo para seu condomínio quando têm mais clientes para atender.
2. O que faz de você um provedor de serviços confiável?
Certifique-se de contratar uma empresa de gerenciamento de moradias afiliada às agências reguladoras apropriadas em seu estado ou província.
As empresas de condomínio afiliadas a essas e outras organizações provavelmente estarão mais bem informadas e melhor equipadas para cumprir os padrões do setor.
Além disso, os gerentes individuais dentro da empresa também devem ter suas próprias qualificações. Isso lhe dá a tranquilidade de que as pessoas que administram sua propriedade são treinadas e bem informadas sobre a propriedade.
3. Como é a estrutura da sua empresa?
Descubra a estrutura de negócios da empresa de gestão de habitação que você está considerando. É uma operação de um homem só que precisa terceirizar a maioria de seus serviços? Ou é uma organização multi-nível com uma equipa de profissionais formados e especializados nas diversas áreas da gestão imobiliária?
Grandes empresas de gerenciamento de residências geralmente têm gerentes de portfólio que gerenciam várias propriedades. Com esta estrutura, caso opte por contratar um gestor de habitação, ser-lhe-á atribuído um gestor de portfólio que será o seu único ponto de contacto. Eles também servem como o principal ponto de contato para seus inquilinos, cuidando de sua propriedade com sua experiência e conhecimento. Consistência significa melhores relacionamentos e melhor atendimento ao cliente para você e seus locatários.
4. Que estratégias você usa para economizar o dinheiro de seus clientes?
Embora a contratação de uma empresa de administração de propriedades custe mais dinheiro à associação/empresa, gerentes de propriedades experientes geralmente estão bem conectados o suficiente para ajudar a comunidade a reduzir outras despesas. Por exemplo, eles podem obter ótimos negócios em manutenção e outros custos operacionais associados. Por meio de uma rede de especialistas, o que pode ser difícil para coabitações desconhecidas, gerentes experientes podem alavancar esses fortes relacionamentos com prestadores de serviços e negociar melhores tarifas para serviços essenciais.
Você também pode ter sistemas de economia de impostos em torno de seu aumento de lucratividade no final do ano financeiro. Ou eles podem introduzir tecnologias como B. Um sistema de software de gerenciamento de propriedade para automatizar tarefas que ocupam um tempo valioso e reduzem os custos de papel e impressão.
Outra maneira que os administradores de condomínios podem obter eficiência financeira é minimizar a vacância por meio de publicidade eficaz.
Portanto, certifique-se de que a empresa que você está contratando tenha estratégias para cortar custos sem sacrificar a qualidade de serviços essenciais ou importantes.
5. Você tem um plano de manutenção?
A chave para manter o valor de um imóvel é um bom plano de manutenção. A última coisa que você quer é uma empresa de gerenciamento de habitação fazendo manutenção reativa. Isso significa que eles provavelmente adiarão a manutenção crítica até o último minuto, e esses tipos de reparos podem ser mais caros do que contratar alguém para realizar a manutenção de rotina. É melhor atualizar um sistema de encanamento ou HVAC em um cronograma planejado antes de inundações ou falhas de ar condicionado durante as semanas mais quentes do verão.
Saiba como a empresa determina quando a manutenção programada é necessária e como ela adere a essa programação.
6. Como você aumenta o interesse do comprador em seus condomínios?
Além de preservar um ativo, o administrador de condomínio precisa saber como aumentar seu valor e manter os preços unitários competitivos em relação ao mercado. Novamente, ajuda se eles puderem fornecer um exemplo de um plano acionável detalhando como a empresa aumentou o valor de um condomínio ao longo do tempo.
Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Condom%C3%ADnio
